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evang-frauenfeld.ch - Anleitung: Mailgruppen verwalten |
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Kontakt: Mail an Werner Näf.
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Mailgruppen verbinden Nutzerinnen und Nutzer
von evang-frauenfeld.ch. Mit einer einzigen E-Mail-Adresse erreichen Sie eine
ganze Gruppe von Empfängern. Sie müssen sich dabei nicht um die
Aktualisierung der Adressliste kümmern. Die Hauptverantwortlichen von evang-frauenfeld.ch und der entsprechenden Mailgruppe besorgen die Aktualisierung der
Adressen. Mitglieder einer Mailgruppe können nur Personen werden, die im
System von evang-frauenfeld.ch angemeldet sind.
Hier finden Sie die
Anleitungen zur Verwaltung, wenn Sie eigene Mailgruppen gründen wollen.
Sie finden hier:
 Eigenschaften von Mailgruppen
Funktionen in
Mailgruppen
Was kann ich tun?
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Eigenschaften von Mailgruppen |
| Name |
Der Name der Mailgruppe
ist gleichzeitg deren Mailadresse. Wenn der Name also heisst
"meine-mailgruppe", so lautet die Adresse, unter der die Mailgruppe zu
erreichen ist:
"meine-mailgruppe@evang-frauenfeld.ch". |
| moderiert |
Ist eine Mailgruppe
nicht moderiert, wird ein eingehendes Mail sofort an die Mailgruppe
verschickt.
Wenn eine Mailgruppe moderiert ist, wird ein Mail an die
Mailgruppe nicht sofort an die Mitglieder weitergeleitet. Es wird als pendentes
Mail gespeichert und die Moderatoren werden informiert, dass sie das
eingegangene Mail prüfen und dann freischalten sollen. Erst dann wird das
Mail an die Mitglieder verschickt.
Hauptverantwortliche und Moderatoren
erhalten ein Mail als Hinweis, dass eine Nachricht freigeschaltet werden soll.
Diese Hinweismails haben in der Betreffzeile ein "Moderator:"
vorgeschaltet. |
| sichtbar |
Mailgruppen mit der
Eigenschaft "sichtbar" sind für evang-frauenfeld.ch - Nutzer
ersichtlich. Sie erscheinen unter "meine Mailgruppen" und dort besteht die
Möglichkeit, sich sich anzumelden.
Erhält die Mailgruppe die
Eigenschaft "nicht sichtbar", so wird sie im System nicht angezeigt.
Einzig die Mitglieder der Mailgruppe wissen um deren Existenz und Adresse. Mit
ihr kann nur kommunizieren, wer die Mailadresse kennt. Diese Gruppen eignen
sich besonders für interne und geschlossene Nutzergruppen. |
| abmelden
möglich |
abmelden
möglich: Die Mailgruppenmitglieder können sich ohne
Bestätigung des Besitzers der Mailgruppe selber abmelden und die Abmeldung
wird ohne Kontrolle übernommen.
abmelden nicht möglich:
Bei Gruppen, in denen es wichtig ist, dass alle Leute alle Informationen
erhalten - und sich nicht jemand versehentlich oder mit Absicht abmeldet -
sollte die Gruppe ohne Abmeldung konfiguriert werden. Ein Mailgruppenmitglied
kann sich nicht selbst abmelden, sondern der Administrator muss die Anmeldung
sozusagen "von Hand" im System machen. Damit ist die Geschlossenheit der Gruppe
garantiert. |
| Beschreibung |
Die Beschreibung dient
dazu, die Mailgruppe kurz und bündig zu beschreiben. Die Beschreibung
erscheint an verschiedenen Stellen im System. Sie sollte nicht länger als
ein kurzer Satz sein. |
| Fusszeilen |
Die Eigenschaften der Mailgruppen bestimmen die Fusszeile, die jedem über die Mailgruppe verschickten Mail angehängt wird. In dieser Fusszeile wird aufgeführt, wie man sich wieder abmelden kann, wer zuständig ist und ob eine weiterführende Internetseite besteht.
Die Fusszeile ist fest und kann vom Besitzer der Mailgruppe nicht beeinflusst werden.
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Funktionen in Mailgruppen |
| Login
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So gelangen Sie auf Ihre Arbeitsseite:
- Melden Sie sich mit Benutzernamen und Passwort bei evang-frauenfeld.ch an
(Login)
.
- Wählen Sie den entsprechenden Abschnitt auf der
Übersichtsseite
- Sie sehen nun die Formularseite vor sich, auf der Sie Ihre Angaben eingeben
können.
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Hauptverantwortliche |
Hauptverantwortliche
haben die Mailgruppe gegründet. Sie haben alle Rechte der anderen
Funktionen und nur sie können die Mailgruppe wieder aufheben.
In den
meisten Fällen ist es sinnvoll, wenn die hauptverantwortliche Person einen
Administrator oder zumindest einen Moderator als Stellvertreter hat - besonders
auch in Ferienzeiten. |
| Administratoren |
Administratoren
können:
- Mails freischalten
- Mitglieder in die Mailgruppe
aufnehmen oder abmelden
- Moderatoren einsetzen oder abmelden
Es kann
mehrere Administratoren pro Mailgruppe geben. Sie werden immer von der
hauptverantwortlichen Person eingesetzt. |
| Moderatoren |
Die Moderatoren einer
Mailgruppe können ein Mail an eine moderierte Mailgruppe
freischalten. |
| Was kann ich tun? |
Sie finden hier Informationen zu folgenden
Themen:
Eine Mailgruppen
gründen
Mitglieder verwalten
Moderation
Administratoren oder
Moderatoren verwalten
Die
Eigenschaften der Mailgruppe bearbeiten
Eine Mailgruppe
löschen
Beachten Sie: Zu allen Vorgehensweisen (ausser der
Neugründung und Löschen) einer Mailgruppe gelangen Sie
folgendermassen:
- Login auf www.evang-frauenfeld.ch
- Im Abschnitt
"Mailgruppen": Klick auf das Bildchen mit dem Bleistift oder den Link
"Bearbeiten".
Jetzt wird die Informationszentrale der einzelnen Mailgruppe
sichtbar. Von hier aus sind alle Vorgehensweisen für die Administration
erreichbar.
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| Eine Mailgruppen gründen |
| Klicken Sie nach dem Login im Abschnitt Mailgruppen
auf den Link "Neue Mailgruppe gründen" und füllen Sie die Felder des
Formulars aus. |
| Name der
Mailgruppe |
Achtung! Bitte verwenden Sie
für den Namen der Mailgruppe nur folgende Zeichen:
- Buchstaben
ohne Umlaute
- Zahlen oder
- Bindestrich (-), Punkt (.) oder
Unterstrich (_)
Bitte verwenden Sie
keine anderen Zeichen,
insbesondere keine Leerschläge! Am Besten schreiben Sie alles klein. Der
Name der Mail-Gruppe ist gleichzeitig die E-Mail-Adresse und unterliegt deshalb
diesen strengen Vorschriften. |
| Eigenschaften |
Die folgenden Felder
legen die Eigenschaften der Mailgruppe fest. Sie sind
oben beschrieben. |
| Weblink-Name |
Die folgenden zwei Felder
geben die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zur Mailgruppe im
System zu platzieren. So können Sie für die Mailgruppe
Verhaltensregeln festlegen (z.B. dass Mails das Format "Nur Text" haben
sollten) oder erklären, welches Ziel die Mailgruppe hat. Besonders bei
Mailgruppen zur Diskussion eines bestimmten Themas ist das nützlich. Am
einfachsten machen Sie dafür eine neue Kurzseite (z.B. mit dem Adresscode
"meine-mailgruppe") - aber natürlich kann es auch irgend eine andere
Internetadresse sein.
Im Feld Weblink-Name setzen Sie einen kurzen
Titel über die Zusatzinformation. |
| Weblink-URL |
Hier setzen Sie nun die
Internetadresse zur Zusatzinformationsseite ein, in unserem Beispielfall
wäre das:
"http://www.evang-frauenfeld.ch/meine-mailgruppe".
Dieser
Verweis erscheint verschiedentlich im System (sofern es sich um eine sichtbare
Mailgruppe handelt) oder im Fuss der Mails an die Mailgruppe. |
| Hauptverantwortliche |
Wenn Sie eine Mailgruppe
gründen, sind Sie die hauptverantwortliche Person der Gruppe. Sie werden
zusätzlich noch als Mitglied in die Liste eingetragen und erhalten somit
alle Mails wie die Gruppenmitglieder. Dies dient auch der Kontrolle über
die Auslieferung der Mails. |
| Achtung |
Mit dem Senden-Knopf wird
die Mailgruppe gegründet. Achtung: Aus technischen Gründen kann es
bis zu 20 min dauern, bis eine Mailgruppe aktiv wird. Warten Sie deshalb mit
dem Versenden von Mitteilungen. |
| Mitglieder verwalten |
| Einstieg |
Über einen Klick auf
den Bleistift oder "Bearbeiten" gelangen Sie zur Informationszentrale einer
einzelnen Mailgruppe.
Mit einem Klick auf den Link "Mitglieder verwalten"
gelangen Sie in die Seite, wo Sie Mitglieder aufnehmen können. |
| Pendete
Mitglieder |
Der Abschnitt "pendente
Mitglieder" wird nur angezeigt, wenn entsprechende Einträge vorhanden
sind.
Pendente Mitglieder sind Personen, die einen Antrag auf Aufnahme in
die Mailgruppe geschickt haben, die aber noch nicht aufgenommen wurden. Mit
einem Klick auf "Annehmen" oder "Ablehnen" können Sie den Antrag
bearbeiten. In beiden Fällen erhält die Person, die sich angemeldet
hat, ein automatisches Mail. Wenn Sie die Person annehmen, wird sie in die
Mitgliederliste aufgenommen. |
| Bestehende
Mitglieder |
In dieser Liste sind alle
aktuellen Mitglieder der Mailgruppe aufgelistet. |
| Neue Mitglieder |
Hier finden Sie eine Box,
in der alle evang-frauenfeld.ch- Nutzer aufgeführt sind, die Sie in die
Mailgruppe aufnehmen können. Mitglieder einer Mailgruppe können nur
Personen werden, die im System von evang-frauenfeld.ch angemeldet
sind.
Wählen Sie eine oder mehrere Personen aus. Wenn Sie beim Klick
auf einen Eintrag die Ctrl-Taste gedrückt halten, können Sie mehrere
Personen gleichzeitig auswählen. |
| Eintragen |
Wenn Sie den "Eintragen"
Knopf drücken, werden die ausgewählten Personen in die
Empfängerliste eingetragen. Sowohl die neuen Mitglieder wie die
Administratoren erhalten ein Benachrichtigungsmail über diesen
Vorgang. |
| Löschen |
Mit dem Link
"Löschen" können Sie ein Mitglied aus der Mailgruppe austragen. Die
ausgetragene Person erhält automatisch ein Mail mit der Information
über den Austrag. |
| Moderation |
Diese Seite brauchen Sie nur, wenn Ihre Mailgruppe
moderiert ist. Die hauptverantwortliche Person, die Administratoren und die
Moderatoren einer Mailgruppe können ein Mail freigeben. Dabei gilt: "De
Gschwinder isch de Gschnäller." Wenn ein Mail freigegeben wird, wird es
unverzüglich an die Mailgruppenmitglieder verschickt.
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| Pendente Mails |
Mit einem Klick auf den
Link "Moderation der eingegangenen Mails" gelangen Sie auf die
Moderationsseite. Sie können auch über einen Link im Mail, das Ihnen
anzeigt, dass ein Mail eingegangen ist, direkt auf die Seite
gelangen.
Pendente Mails sind Mails, die an die Mailgruppe geschickt, aber
noch nicht an die Mitglieder verteilt worden sind. Wer die Berechtigung zur
Moderation hat, kann ein pendentes Mail durch einen Klick auf den Link "an
Gruppe verschicken" freigeben. |
| Administratoren oder Moderatoren
verwalten |
| Administratoren |
Zunächst sind alle
Administratoren aufgelistet. Mit dem Link "-> Moderator" können Sie
durch einen Klick aus einem Administratoren einen Moderator machen. Die
Änderung der Funktion wird der betroffenen Person mit einem automatischen
Mail mitgeteilt.
Der Vorgang zum Hinzufügen eines neuen Administrators
entspricht dem bei den Mitgliedern (siehe
dort).
Wenn Sie einen Administratoren zufügen, der bisher noch
nicht Mitglied der Mailgruppe war, wird er/sie automatisch in die Mailgruppe
aufgenommen und erhält ein entsprechendes Mitteilungsmail. |
| Moderatoren |
Hier gilt dasselbe wie
bei den Administratoren. Nur mit dem Link "-> Admin" machen Sie aus dem
Moderator einen Administrator. |
| Die Eigenschaften der
Mailgruppe bearbeiten |
| Eigenschaften |
Mit einem Klick auf der
Mailgruppen-Übersichtsseite "Eigenschaften der Mailgruppe bearbeiten"
gelangen Sie in die Seite, die Sie schon von der Neugründung her kennen.
Beachten Sie die Bemerkungen dort. |
| Mailgruppe löschen |
| löschen |
Auf der
Mailgruppen-Übersichtsseite können Sie die Mailgruppe einfach
aufheben: mit einem Klick auf den Link "Mailgruppe löschen". Die
Mailgruppenmitglieder erhalten automatisch ein entsprechendes
Benachrichtigungsmail. |
| Weitere Anleitungen: |
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